Hamshahri corpus document

DOC ID : H-781015-46951S2

Date of Document: 2000-01-05

روابط كاري موفق چگونه شكل؟ مي گيرد همه افرادي كه در سازمانها انجام وظيفه مي نمايند اعم از مدير، سرپرست، كارمند و كارگر، از لغات و كلمات به صورت مستمر استفاده مي كنند. همه افرادي كه در سازمانهاي صنعتي، تجاري و خدماتي و ساير موءسسات مشغول بكار هستند و يا به طور كلي در جامعه زندگي مي كنند، قبول دارند كه واژه ها، لغات و كلمات ابزاري اساسي و ضروري براي برقراري ارتباط مي باشند. حتي در پاره اي موارد كلمات مي توانند به عنوان نردبان پيشرفت و ترقي افراد واقع شوند. ارتباطات صحيح و موءثربخش عمده اي از مديريت كارآمد است. يكي از جنبه هاي مهم ارتباط سخن گفتن و بيان مقصود با كلمات است. بيان موءثر سخن گفتن و بيان كلمات براي برقراري ارتباط با ديگران است. اين حقيقتي آشكار است كه بيان موءثر در تعامل و رابطه با ساير افراد معنا پيدا مي كند. شنونده هميشه گوينده را در ذهن خود ارزيابي مي كند. شنوندگان از خود مي پرسند كه از سخن گوينده چه چيزي را درك و دريافت مي كنند، با پيدا كردن جواب اين پرسش سخنور و گوينده ارزيابي مي گردد. مهارت سخن گفتن را مي توان توانائي سخن شمرده و فصيح گفتن ناميد، به نحوي كه فهم بحث پيچيده فني يا تخصصي براي مردم عامي آسان گردد. اگر فردي برجسته و دانشمند نتواند عقايد و نظرات خود را با ديگران در ميان بگذارد، علم و دانش او بي ثمر خواهد ماند. موفقيت سخنران مبتني بر واكنش شنوندگان است، اگر مستمعان به روشي مطلوب واكنش نشان دهند، سخنراني موءثر بوده است، در حقيقت سخنراني موءثر برقراري يك ارتباط انساني است. متاسفانه سخنراني بعضي افراد مانند آن است كه با خودشان صحبت مي كنند و در پايان براي شنوندگان فقط كسالت باقي مي ماند. يك نوشته يا متن نبايستي با صداي يكنواخت در جمع قرائت شود، در اينگونه موارد لازم است شنوندگان را به شيوه هاي مختلف مشتاق و سرحال نگه داشت. نكاتي در يك سخنراني خوب وجود دارد كه بيشتر مردم عادي و مديران درباره آن فكر نمي كنند، مانند طرح سئوال توسط گوينده، زيرا طرح سئوالات دقيق و تفكرانگيز عامل مهمي در برقراري ارتباط قوي و موءثر است. ( ) 1 گزارش شفاهي هر مديري بايستي قادر باشد به اعضا هيات مديره، مديران عالي و بخشهاي تخصصي سازمان خود گزارش شفاهي بدهد، همچنين براي آگاهي دادن، توضيح خواستن متقاعد كردن و تشويق كاركنان با آنها صحبت كند. بخصوص اگر مدير يك كار تخصصي انجام مي دهد بايد قادر باشد مفاهيم خاص حرفه اي را به صورت روشن بيان كند، به نحوي كه ديگران كه لزوما متخصص نيستند، سخنان او را بفهمند و در تفكر وي سهيم شوند. تعدادي از مديران جوان از اين فكر بيهوده رنج مي برند كه سخنراني در جمع مانند بازيگري است و كاري است كه از همه افراد برنمي آيد. اين تفكر و پيش داوري موجب مي شود كه اينگونه اشخاص حالت تدافعي پيدا كنند و از بيان مطالب ضروري در جمع اجتناب كنند. واقعيت آن است كه اينگونه افراد ترسشان از آشكار شدن محدوديت هايشان در سخن گفتن است. اين نوع تفكر مايه تاسف است. اگر فردي مطلب باارزشي در ذهن دارد نه تنها بايد آنرا بيان كند بلكه لازم است آن را بصورت كاملا موءثر ابراز نمايد. بهرحال اگر فردي احساس مي كند كه از سخن گفتن در جمع دچار ترس و دلهره مي شود، خود فرد بايستي به دنبال علت باشد و آن را كشف نمايد در اين صورت مي تواند خود را از ميان مشكلات نجات دهد. بعضي افراد فكر مي كنند كه اگر در هنگام سخنراني از لوازم و ابزار معمول مانند پروژكتور يا صفحه نمايش و ديگر لوازم استفاده كنند عدم مهارت در سخنراني آنها آشكار نمي شود، ولي اين امر واقعيت ندارد، چون با وجود همه اين ابزار اگر سخنران نتواند به سئوال شنوندگان پاسخ دهد، مشكل همچنان باقي است. چاره كار و راه حل مشكل راحت بودن و دور كردن دلهره و نگراني از خود است. كساني كه در هنگام سخن گفتن در جمع، دچار دلهره و نگراني مي شوند از كارائي آنها كاسته مي شود و دلهره موجب تغيير صدا، تنفس غيرعادي، خشك شدن دهان مي گردد و حالتي را در گوينده بوجود مي آورد كه فكرش به سوي همه چيز غير از شنوندگان منحرف مي گردد. ( ) 2 ارتباطات دوجانبه شايد بزرگترين مانع ارتباط موءثر در يك سازمان اين باشد كه بسياري از سازمانها به ارتباطات دو جانبه اعتقاد آنها ندارند ممكن است درباره ارتباط دوجانبه زياد صحبت كنند. اما در حقيقت، ارتباطات عبارت است از ارسال دستورات و طرح سئوالات از بالا و دريافت گزارش و توضيح درباره آنها از سوي سطوح پايين سازمان، ارتباطات دو جانبه موءثر به معناي توضيح دادن، طرح سئوالات، انتقادات از بالا به پائين و بالعكس (و نه فقط يك جانبه ) است. بزرگترين مانع ارتباط موءثر احتمالا اين است كه بيشتر روءسا علاقه مند به شنيدن مطالبي هستند كه موجب تاييد نظرات خودشان و نشان دهنده موفقيتشان است. روءسا برحسب سرشت انساني شان، دوست ندارند خبرهاي نامطلوب بشنوند و آدمهاي اطراف آنها هم بر همين منوال عمل مي كنند. در نتيجه مانع بزرگي در راه ارتباطات واقعي پديد مي آيد. بنابراين اين نحوه رفتار مدير و خواسته نارواي وي موجب مي شود كه اولا خودش از واقعيت هاي موجود سازمان دورشده و در ثاني افراد به صورتي رفتار خواهند كرد كه دچار خودسانسوري شده و از بيان موءثر و ابراز خبرهاي واقعي خودداري خواهند نمود و در بيان مطالب خود جنبه محافظه كاري را رعايت مي نمايند و در سخن گفتن از مطالب كليشه اي و قالبي مورد نظر مدير استفاده مي كنند و در حقيقت ارتباط از حالت دو جانبه و موءثر به ارتباط يك جانبه ناموءثر تبديل مي گردد. شيوه بيان موءثر بهرحال براي اينكه كلام و بيان مدير و يا به طور كلي هر شخصي در ديگران اثر داشته باشد و بهترين نتيجه را از بيان مطالب خود بدست آورد رعايت چند نكته ضروري است. * به زباني ساده سخن بگوييد و از بكار بردن عبارت و جملات پيچيده اجتناب كنيد. * در حد تجربيات شنوندگان صحبت كنيد. اگر بخواهيد خيلي تخصصي صحبت كنيد، احتمالا شنوندگان عقايد جديد شما را نخواهند فهميد. * درباره موضوع و مطلبي كه اطلاع يا دانش لازم نداريد، اظهارنظر نكنيد. به عبارت ديگر انسان خردمند فقط سخن دانسته مي گويد. * هر مطلب و موضوع را در محل و زمان مناسب خود مطرح كنيد تا بيشترين نتيجه از آن حاصل شود. * از اطاله كلام و پرگوئي امتناع ورزيد و تا آنجائي كه مي توانيد از جملات كوتاه استفاده كنيد. * اگر مي خواهيد مطلب مفصلي را بيان كنيد در سخنراني خود تنوع و تحرك بكار بريد و از بيان مطالب بصورت يكنواخت اجتناب كنيد. سخن يكنواخت كسل كننده است و شنونده زيادي نخواهد داشت. بطور كلي هر فرد بايد در استفاده از كلمات دقيق باشد، زيرا تجربه هاي ما، چه از نظر خودمان و چه در نظر ديگران به كمك همين كلمات معنا مي شوند. اگر در مكالمات خود با اشخاص به نتايج مطلوب نمي رسيد، نگاهي دقيق تر به كلماتي كه به كار مي بريد بيندازيد و در انتخاب كلمات دقيق تر باشيد. ( ) 3 حجت الله مهرياري پانوشت ها: - 1 حجت الله مهرياري - چگونه با همكاران مواجه شويم - روزنامه همشهري /7/77 27 مورخ - صفحه اجتماعي. - 2 پاركينسون / رستوم جي - مهارتهاي مديريت - مترجم دكتر مهدي ايران نژاد پاريزي - موءسسه تحقيقات و آموزش مديريت (وزارت نيرو )- - 1376 صفحات 3536 - 3 حجت الله مهرياري - مهارتهاي انساني مديران - ماهنامه تدبير شماره - 83 صفحه 30